ПС СУД
Программное средство «Система управления документами» (ПС СУД)
Основные задачи, решаемые с помощью ПС СУД
1. Формирование единой базы регистрации входящей и исходящей документации по Управлению Роспотребнадзора и ФГУЗ, что обеспечивает возможность:
- регистрации документа в Управлении и ФГУЗ с присвоением двух регистрационных номеров
- передачи документа между исполнителями Управления и ФГУЗ
2. Разработка алгоритма прохождения документа
- регистрация всей входящей документации в канцелярии или секретариате организации с созданием карты документа, электронной копии и присвоением номера
- дальнейшее прохождение документа в виде бумажной копии и электронной карты документа с назначением ответственных исполнителей и возможности установки контрольных сроков исполнения
- регистрация согласования документа
- регистрация передачи документа на исполнение в отделы организации, другие территориальные отделы Управления и филиалы ФГУЗ
- назначение и регистрация исполнителей отделов с возможностью установки контрольных сроков исполнения
- формирование документа-ответа, его согласование и формирование исходящего документа исполнителем на бумажном носителе и в виде регистрационной карты
- регистрация исходящего документа в канцелярии или секретариате организации после утверждения с присвоением регистрационного номера
3. Формирование регистрационной карты документы с учетом следующих реквизитов:
- входящий номер и дата регистрации территориального отдела Управления
- входящий номер и дата регистрации филиала ФГУЗ
- исходящий номер и дата регистрации территориального отдела Управления
- исходящий номер и дата регистрации филиала ФГУЗ
- краткое содержание документа
- вид документа
- признак контроля сроков исполнения документа
- организация – отправитель или получатель документа
- список исполнителей с указанием состава работы, срока исполнения, результата и даты выполнения работы
- электронная копия документа - файл формата *.doc, *.xls
4. Ведение картотеки входящей и исходящей документации
5. Возможность передачи документа между исполнителями Управления и ФГУЗ
6. Формирование электронной и бумажной версий журналов учета документации установленного вида по организации или отделу
7. Контроль цикла прохождения документа внутри организации и между организациями (Управление, ФГУЗ, территориальные отделы Управления, филиалы ФГУЗ), контроль этапа работы с документом, исполнительской дисциплины на уровне организаций, отделов, ответственных и конечных исполнителей
8. Формирование отчетов:
- по количеству регистрируемых документов
- по контролю исполнения документов
9. Формирование архива иной структурированной документации в соответствии с номенклатурой дел, организация системы поиска и доступа к документам.
10. Организация единой базы документооборота между территориально удаленными подразделениями территориальных отделов Управления и филиалов ФГУЗ при наличии технической возможности, канала связи приемлемого по цене и пропускной способности (скоростной выделенный канал с возможностью организации виртуальной частной сети)
11. Организация системы репликации учетных карт документов для синхронизации базы данных при передаче информации между территориально удаленными подразделениями территориальных отделов Управления и филиалов ФГУЗ в условиях отсутствия виртуальной частной сети и при наличии более медленных каналов связи (электронная почта или твердые носители информации)
По всем вопросам, замечаниям и предложениям обращаться:
к Луткову Алексею Александровичу
по телефону (343) 362-87-23 или (343) 362-87-00 доб 1522
отдел информационного обеспечения
по адресу 620219, г.Екатеринбург, пер.Отдельный, 3, ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области»
Подробная информация на сайте ФБУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области"